Gestión de procesos: ¿Qué es?
La gestión de procesos es una disciplina que fomenta crear una organización diferente a la clásica y funcional a la que estamos acostumbrados en muchas empresas. Es una metodología que entiende y prima la figura del cliente y sus necesidades. Es por ello, que todas las actividades están orientadas a mejorar el funcionamiento de distintos procesos. Para conseguir aportar el mayor valor y mejor servicio y/o producto posible.
En inglés se conoce como Business Process Management (BPM) y existen diferentes cursos y herramientas que ayudan a mejorar el método de trabajo de las compañías. En definitiva, se busca conocer todo el proceso o acción para realizar una tarea con el objetivo de optimizarlo y sacarle el máximo partido. A continuación, vamos a conocer cómo podemos hacer esto en nuestra empresa.
Origen de la gestión de procesos
Ya sabemos que esta gestión se basa en cambiar la organización y las herramientas para rediseñar el flujo de trabajo. De esta manera, se vuelve más eficiente haciendo que, incluso, se consigan mejores resultados. Fue a principios del siglo XX cuando se comenzó a visualizar la importancia de los procesos. Surgió de la mano de algunos empresarios americanos como Taylor y Ford.
Poco a poco este concepto que consiste en conocer el método de trabajo para optimizarlo, se ha ido incorporando y desarrollando gradualmente en numerosas empresas. Se ha ido creando diferentes jerarquías y puestos de trabajo con el fin de organizar de forma eficiente una compañía. De esta forma, cada trabajador conoce qué es lo que tiene que hacer y cómo.
Actualidad de esta disciplina
La gestión de procesos ha venido para quedarse. En la actualidad, a las compañías les preocupa la eficiencia para poder ofrecer la mejor calidad en productos y servicios a los consumidores. Esta figura tiene gran relevancia y su opinión es imprescindible. Debemos asegurarnos que, dentro de un entorno con mucha competencia, nuestros clientes nos eligen a nosotros frente a otras empresas. Es por ello que siempre hay que buscar destacar hasta en el más mínimo detalle.
Además, vivimos en un entorno cambiante y tenemos que tener gran capacidad de reacción frente a cualquier situación o crisis. Será posible reaccionar rápidamente ante cualquier imprevisto, tanto positivo como negativo, si contamos con una organización correcta en nuestra empresa. Es aquí dónde reside la importancia de gestionar correctamente los procesos.
Pero, ¿Qué es un proceso?
Para conocer cómo podemos gestionar correctamente un proceso, es necesario saber qué es esto último. Se entiende por proceso una actividad con un fin claro y que se divide en tareas u operaciones. Es decir, para cumplir con esa acción se deben seguir una serie de pasos. Todos bajo unos parámetros de tiempo, recursos y costes.
Además, cada persona es responsable del proceso entero o de una de sus partes. Y destaca que en estas acciones se identifican variables como clientes, proveedores o producto y/o servicio final. Es decir, que se basa en realizar alguna acción orientada a algunos de estos factores.
¿Cómo comenzar con la gestión de procesos?
La principal ventaja de orientar el flujo de trabajo de esta manera es poder conseguir el mejor producto y/o servicio para nuestro cliente. Lo que hará que destaquemos frente a la competencia. Algunas de las acciones que debemos plantearnos para realizar una correcta gestión de procesos son:
- La organización de la empresa se dirige a los clientes y a ofrecer el mejor servicio y/o producto.
- Existe la división por departamentos pero, dependiendo del proyecto, se crean equipos multidisciplinares de diferentes áreas.
- Los directivos que comportan como líderes del proyecto.
- Se utiliza la tecnología para eliminar algunos procesos irrelevantes o para optimizar acciones.
- Todas las personas implicadas en un proceso deben conocer qué deben hacer y cuál es su papel.
- Los procesos se pueden medir estableciendo objetivos medibles para comprobar que se está desarrollando correctamente.
- Además, hay que estar dispuesto a la mejora continua y resolver cualquier error que se pueda detectar.
Herramientas para optimizar procesos
Generalmente, existen diferentes áreas en una compañía que son más propensas o adecuadas para esta implementación de las herramientas. Esto puede ser algo tan sencillo como contar con una licencia de Microsoft Office para utilizar programas como Excel en el departamento de contabilidad. A continuación, vamos a ver algunos:
- Contabilidad y facturación: gestión de cualquier operación como los pagos o la generación de facturas.
- Proyectos: Crear un proyecto y supervisar el presupuesto y como va avanzando dicha acción, además de saber si está cumpliendo con los objetivos establecidos.
- Inventarios: Conocer el nivel de stock, la previsión, los envíos, las devoluciones, las cancelaciones y la distribución.
- Compras y pagos: Puede ser algo tan sencillo como tener la opción de diferentes medios de pago en nuestro establecimiento o tienda online.
- Recursos humanos: Se trata de software dedicados al control de fichaje horario o de la organización de las vacaciones o cualquier tarea relevante a este departamento. También hay herramientas para realizar las nóminas.
- Logística: Todo lo relevante al transporte como la gestión de las rutas o las flotas de una compañía.
Para todas estas áreas existen herramientas y/o software que ayudan a optimizar todos estos procesos para aprovechar al máximo los costes y el tiempo. De esta manera, se consiguen flujos de trabajo más eficientes sin perder la calidad en ellos.
Gestión de procesos internos
Incorporar en una compañía herramientas como un ERP ayudará a gestionar procesos diferentes y de distintas áreas de trabajo. Sin embargo, esto será de manera interna. Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un software que organiza la comunicación y la información entre los distintos departamentos y empleados de una empresa.
Con esto podemos asegurarnos de que todos los implicados en un proyecto, conocen las últimas actualizaciones e informaciones referente a este. Esta herramienta es muy útil en empresas que trabajan por equipos de trabajo y necesitan que todas las personas estén al día de todo lo relativo a un proyecto. Si quieres conocer más sobre esta herramienta, te invitamos a acceder a este enlace.
Gestión de procesos externos
Como sabemos, la figura del cliente tiene un peso relevante en nuestros días. Conocer sus opiniones y satisfacer sus necesidades es muy importante para una empresa. De esta manera, se puede destacar sobre la competencia, haciendo que los consumidores elijan nuestros productos o servicios frente a otros.
Mejorar la gestión de clientes es uno de los objetivos de un CRM (Customer Relationship Management). Se trata de una herramienta que almacena toda la información relevante sobre clientes potenciales y actuales. Con estos datos bien organizados podemos mejorar la comunicación con ellos. Para conocer más sobre estos tipos de software, haz clic en este enlace.
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